מהו ייעוץ ארגוני?
ייעוץ ארגוני הוא הפרקטיקה של מתן ייעוץ לעסקים כיצד לפעול בצורה יעילה יותר. זה יכול לכלול ניתוח נתונים קיימים וביצוע שיפורים פנימיים.
יועצים ארגוניים מתאמים לעיתים קרובות את הצרכים של מחלקות מרובות בארגון. הם עשויים להציע תמיכה בנושאים הקשורים להכשרה, מנהיגות וגיוון.
ייעוץ ארגוני עוזר בניתוח של עלות מול תועלת
ניתוח עלות-תועלת, המועסק לרוב בייעוץ ארגוני, מספק לעסקים דרך להשוות בין אפשרויות. התהליך כולל חישוב כל העלויות הנלוות לאופציה ולאחר מכן ניגוד ביניהן מול היתרונות הפוטנציאליים של קבלת ההחלטה. פעולה זו עוזרת להבטיח לך לעשות את הבחירה הטובה ביותר לעתיד החברה שלך.
לפני שתתחיל בניתוח, ערוך רשימה של כל העלויות הישירות והעקיפות הקשורות לפרויקט או להזדמנות. אלה יכולים לכלול עבודה, חומרים, פריטי מלאי ואפילו עלויות שאינן קשורות ישירות לעבודה שלך אך עדיין תורמות לתמונה הכוללת כמו שטחי משרד או שכר דירה.
לאחר שתהיה לך רשימה של כל העלויות, הקצה לכל אחת סכום או ערך כדי להקל על המעקב. לאחר הקצאת כל העלויות, סכמו את ההטבות הקשורות לכל אחד ואז חלקו בשני הצדדים כדי לקבל את הסכומים הסופיים.
כשאתה משווה מוצרים שונים, תרצה לוודא שאתה משווה בין מוצרים דומים. לדוגמה, שיטת הערך הנוכחי הנקי עשויה להיות עדיפה על פני ניתוח עלות-תועלת בעת הערכת הכנסות והוצאות עתידיות, שכן היא משתמשת בטכניקות פיננסיות לאומדן.
ברגע שאתה מזהה את היעדים שלך, העלויות והיתרונות כגון יעדי קיימות, גיוון ויוזמות הכללה, יש להעריך גם הוצאות FTE מופחתות לאנשי מכירות ותוכניות מעורבות עובדים. למרבה הצער, קשה להעריך אותם בצורה מדויקת ולכן ייתכן שיהיה צורך להיעזר במומחים על מנת לחשב במדויק כמה הם צריכים להיות שווים.
במקרים מסוימים, ייתכן שתצטרך לעשות זאת עבור מספר פרויקטים לפני שתמצא את האיזון האידיאלי. אם אינך יכול לקבוע מה עובד הכי טוב, ייתכן שתצטרך להתאים את החשיבה שלך או לשקול אפשרויות אחרות.
כדי להצליח באקלים העסקי של היום, עליך להשתמש בכלים פיננסיים כדי להנחות את ההחלטות שלך. זה כולל ביצוע ניתוח עלות-תועלת לפני ביצוע בחירות משמעותיות לגבי המיזם שלך. פעולה זו תאפשר לך לזהות הזדמנויות שעלולות להביא לתוצאות רווחיות עבור החברה.
תצפית ישירה
התבוננות ישירה היא הצורה הפשוטה ביותר של הערכה – צפייה באנשים או בתנאים בזמן שהם מתרחשים. לדוגמה, אם היית מעריך את ההשפעה של תוכנית פארק ציבורי, תצפית ישירה עשויה לשמש כדי לעקוב אחר התדירות שבה אנשים מגיעים, מה הם עושים שם והחוויה הכוללת שלהם.
תצפית ישירה מציעה מספר גישות שונות, ועליך לתכנן מערכת תצפית המספקת את הנתונים הדרושים לך. כשאתה עושה זאת, שקול איזה מידע חשוב לך והבטח שהוא אמין ככל האפשר.
בדיקות וכלים דומים הם דרך פופולרית נוספת לנטר שינויים, אם כי הם לא תמיד מדויקים. הם בדרך כלל מודדים מיומנויות, ידע או כישורים ספציפיים, אך עשויים להיות מושפעים מגורמים חיצוניים שעלולים להוביל לתוצאות לא מדויקות אם לא תיזהר.
ניתן להשתמש בבדיקות גם כדי להעריך התקדמות בתחום או ברמת התפתחות, ואפילו מצב בריאותי. אמנם שיטות התצפית הללו יכולות להיות מועילות, אך הן אינן מטפלות בגורמים הבסיסיים מאחורי התנהגות.
התבוננות משתתפת, לעומת זאת, כרוכה בעצם הפיכתה לחלק מהפעילות או האירוע שאתה מודד. גישה זו יכולה להיות מועילה במיוחד בעת ביצוע מחקר או הערכה הקשורים לשירותי אנוש, מכיוון שהיא מאפשרת לך להיות בדיוק באותו מצב שאתה לומד.
משתתפים בתוכנית בריאות או שירותים חברתיים עשויים להיות מתנדבים שמגיעים למרכז שעות על גבי שעות ומתעדים את מה שהם צופים בהם. אלה יכולים להיות אנשי צוות שעובדים ישירות עם משתתפים, או אנשים מהקהילה עם ידע ממקור ראשון על המתרחש.
התבוננות ומשוב יכולים להיות כלי תקשורת יעילים בייעוץ ארגוני. הם מסייעים למנהיגים להשיג הבנה טובה יותר של הביצועים שלהם, מציעים ביקורת בונה כדי לשנות התנהגויות שאינן עוד יעילות או מגבילות קריירה, להגביר את המודעות לחוזקות ולחולשות, ולהצביע על תחומים הדורשים הכשרה או אימון נוסף.
שינוי בקשות
בקשות לשינוי הן מרכיב אינטגרלי בייעוץ ארגוני. הם מבטיחים שהפרויקט יישאר במסלול ויעמוד ביעדים שלו, תוך מתן תובנות מכריעות לגבי הפעילות, החוזקות והחולשות של החברה.
בקשות לשינוי מתחילות בדרך כלל על ידי מישהו בתוך החברה או על ידי לקוח של הפרויקט. לאחר שהתקבלו ונבדקו על ידי צוות ניהול הפרויקט, השינויים הללו מיושמים בהתאם.
בקשת שינוי נועדה להודיע לכל בעלי העניין המעורבים בפרויקט על שינויים מוצעים בהיקף, בלוח הזמנים ובתקציב. הוא צריך לכלול את כל ההצדקות המרכזיות לשינויים וכן כל מידע נוסף הדרוש כדי להסביר כיצד הם ישפיעו על הפרויקט.
בקשות לשינוי צריכות להיות מנוהלות בזהירות לאורך כל שלבי הפרויקט כדי למנוע עלויות ועיכובים מיותרים. צעד זה חיוני במיוחד עבור יוזמות גדולות ומורכבות יותר.
כל שינוי צריך להיתמך בתוכנית גיבוי ובמקרה עסקי כדי להוכיח את היתכנותו ולהפחית את סיכוני הפרויקט. תוכנית זו צריכה להיות מוצגת לצוות ניהול הפרויקט לפני כל תחילת יישום.
אם שינוי דורש מאמץ רב ליישום, על צוות ניהול הפרויקט להקצות משאבים וזמן נוספים להשלמתו. אלה יכולים לכלול אנשי צוות פרויקט, קבלנים או יועצים חיצוניים.
אם השינוי כרוך בהוספת פונקציונליות חדשה למערכת, חיוני שהיא תיושם בצורה מדויקת ויעילה. פעולה זו תאפשר לעסק לקצור את הפירות ששינוי זה עשוי לספק.
על מנהלי הפרויקטים לוודא שכל השינויים מתועדים ומתועדים מההתחלה ועד הסוף, על מנת למזער כל השפעה על ציר הזמן או העלות. ניתן להשיג זאת על ידי הכללת תהליך בקשת שינוי יעיל בשלב תכנון הפרויקט.
תהליך ניהול בקשות שינוי משתנה בין ארגונים, בהתאם לגודל ופרופיל הסיכון של כל עסק. כל ישות דורשת רמות שונות של סמכויות לאישור ויישום של כל הצעה, כמו גם גישה משלה לניהול השינוי לאורך חיי הפרויקט.
גְמִישׁוּת
ייעוץ ארגוני הוא מקצוע הכרוך בסיוע לחברות לייעל את התהליכים העסקיים שלהן ולנצל משאבים ביעילות. כדי להצליח, צריך להיות בעל תשומת לב קפדנית לפרטים, ניסיון רב ויכולת ניתוח נתונים.
יועצים ארגוניים מספקים דוחות מפורטים המתארים מידע מפתח שהם חשפו. דוחות אלו מאפשרים לך להבין טוב יותר את ההמלצות שלהם, דבר חיוני בעת קביעה אם הן מתאימות לדרישות החברה שלך.
יועצים ארגוניים מבלים לעתים קרובות שנים בעבודה עם ארגונים לפני שהם מציעים את שירותיהם ללקוחות, ומתוודעים מקרוב לדרישות הייחודיות של אותן חברות שהם מעריכים. ידע זה מאפשר להם ליצור המלצות מדויקות יותר ולקבל החלטות מושכלות יותר.
יועצים ארגוניים צריכים לפעמים להיפגש עם מנהלים ועובדים של חברה שהם מבקרים כדי לקבל תובנה עמוקה יותר על פעילותה, לאסוף מידע בעל ערך רב יותר מהעובדים ממה שניתן להשיג באמצעות ניתוח נתונים בלבד.
לעתים קרובות יועץ ארגוני עורך תצפית ישירה בעת הערכת חברה. זה מספק להם נתונים שאולי אינם ברורים באמצעים אחרים, כגון אושר או רמות שביעות רצון של העובדים.
אם לחברה אין את היכולת הפנימית להשלים את כל הפרויקטים שהיא לוקחת על עצמה, לעתים קרובות ניתן להעסיק יועצים חיצוניים בצורה חסכונית. זה נכון במיוחד עבור יוזמות מורכבות יותר או רגישות לזמן.
כאשר מחליטים אם לקחת על עצמם פרויקטים חדשים או לא, יש לקחת בחשבון את גודל צוות הייעוץ שלכם. אתה רוצה שהגמישות תתרחב בעת הצורך ואז תצטמצם לאחר שהפרויקטים האלה יסתיימו.
יתר על כן, ודא שיש לך רשת של שותפים חיצוניים וקבלני משנה מוסמכים שיכולים לסייע לחברה שלך בפרויקטים. פעולה זו תחסוך לך כסף ותאפשר לך לעמוד ביעדים בצורה מהירה ויעילה יותר.
גמישות היא מרכיב חיוני בכל חברה מצליחה והיא תועיל לך בטווח הארוך. כדי להבטיח תוצאה זו, נקוט בצעדים כדי לוודא שהעסק שלך יישאר גמיש, כך שהוא יוכל להתאים את עצמו בהתאם לדרישות המשתנות בכלכלה העולמית.
